• ניהול מתנדבים באשל הנשיא

    מקצוע ניהול מתנדבים דורש ממנהל ההתנדבות להיות בעל ידע וכישורים, החיוניים לאפקטיביות של תחום הניהול כגון יכולת מנהיגות, כריזמה, רגישות, גמישות, אומץ לב, והיכולת לעבוד בסביבה מעורפלת ואי בהירה.

    ראשית כל על מנהל המתנדבים לתפקד כמתאם, למתאם המתנדבים מספר תפקידים:

    - עבודה שוטפת עם המנהלים ועם הצוות בכדי לקבוע את הצרכים הארגוניים עבור שירותי ההתנדבות ותוכניות לגיוס מתנדבים.

    - מראיין, מסנן ומכוון מועמדים ליחידות המתאימות.

    - מכוון ומכשיר מתנדבים בטרם שובצו ליחידות.

    - מארגן הכשרות במקום העבודה, אחראי על פיקוח המתנדבים והערכתם.

    - פותר בעיות כוח אדם.

    - משמש כמקשר בין המנהלה, הסגל והמתנדבים.

    - מכין ספרי הדרכה ודואג לעדכונם ושימורם.

    - מרצה בפני קבוצות עניין על תפקיד הפעילות ההתנדבותית.

    - מפרסם איגרת מידע (newsletter), ומכין כתבות חדשותיות עבור כלי התקשורת.

    - מתחזק את תיקי כוח האדם.

    - מכין דוחות סטטיסטיים על היקף וערך שירותי ההתנדבות.

     

    למפקח שירותי ההתנדבות מספר תפקידים:

    - מגייס מרואיינים ומסווג את המועמדים לעבודה ההתנדבותית.

    - מכשיר מתנדבים ומפקח עליהם במשימות השונות אליהן שובצו.

    - מיידע את המתנדבים על המדיניות, ההליכים והסטנדרטים של שירותי ההתנדבות.

    - סוקר ובוחן את הפעילויות בכדי להעריך את ביצוע העבודה.

    - מתייעץ עם המתנדבים בכדי לפתור בעיות בהן הם נתקלים ומעודד את שיתוף הפעולה ביניהם.

    - משתתף בתוכניות של הכרה ציבורית.

    - מפקח על המתנדבים העוסקים בהכנה ובשמירה על הרשומות של תכניות שירותי ההתנדבות, הצרכים והתרומות.

    - מבצע פעולות התנדבותיות בתחומי הוראה, ענישה, רפואה, עבודה סוציאלית וכדומה.

    - מפתח, מארגן ומכוון פעילויות ותוכניות מיוחדות של סוכנויות התנדבותיות או מחלקות מסוימות בתוך הארגונים השונים.

     

    ההצהרה האוניברסאלית בתחום ההתנדבות קוראת למנהלי ההתנדבות לפעול למען השפעתה הרבה של ההתנדבות על אדם והחברה. על מנת שלהתנדבות תהיה השפעה כזו, ועל מנת שתהיה כוללנית ככל שניתן, יש לתכנן אותה, להקצות לה את המשאבים הנחוצים ולנהל אותה באפקטיביות. זו המחויבות של מנהלי המתנדבים.

     

    גיוס ממוקד של מתנדבים

     

    6 שלבים לגיוס ממוקד ונכון:

     

    1. הכן רשימה של כל תפקידי המתנדבים הדרושים עבור הארגון שלך.

    2. זהה סוגים של כישורים או מיומנויות הדרושות לתפקיד מסוים (למשל, אם אתה מחפש מדריך קריאה לעבודה בבית ספר יסודי, אתה זקוק למתנדב שיעבוד טוב עם ילדים ויהיה זמין במהלך שעות הלימודים בבית הספר). לאחר מכן זהה קבוצות מיקוד מסוימות שמהוות פוטנציאל גדול למתנדבים בעלי כישורים שכאלו (כמו מורים בגמלאות, הורים שאינם עובדים ותלמידים בוגרים יותר) ואז נסה להחליט איפה אפשר למצוא את החברים השייכים לקבוצות האלו (למשל, מרכזי יום לקשיש, איגודי מורים, ספריות, בתי ספר תיכוניים).

    3. פנה אל החברים באותה קבוצת ממוקדת. ספר לקבוצה מה אתה מקווה להשיג מהמתנדבים ובתמורה ספר גם מה יכולה הקבוצה להרוויח (למשל, המטרה היא לסייע לתלמידים לעבור את הבחינות ולהגיע להישגים טובים יותר בבית הספר. התנדבות מסוג כזה תועיל לקהילה כולה משום שהיא תפיק תלמידים עם כישורים טובים יותר ותגדיל את הסיכוי שלהם למצוא עבודה). ציין בפני אותה קבוצה ממוקדת מה היתרונות שלה בהתנדבות שכזו וכן הסבר מה המיוחד בארגון שלך (למשל, מתנדבים יכולים לעבוד עם אותה קבוצה של תלמידים במשך שנתיים ולא במשך שנה אחת בלבד, כנהוג בארגוני מתנדבים אחרים).

    4. חשוב כיצד להעביר את בקשת הגיוס שלך לקבוצה הממוקדת. מנהלי מתנדבים עשויים לגלות כי הדרך הטובה ביותר לגיוס ממוקד באותן קבוצות היא שיחות אישיות עם החברים בקבוצה. דיונים עם מספר משתתפים קטן מאפשרים למתנדבים הפוטנציאליים לשאול שאלות ולקבל מידע אישי יותר על ההתנדבות המיועדת. קל יותר לשכנע אנשים שהם מסוגלים לעשות תפקיד מסויים כשמשוחחים איתם פנים מול פנים, ולכן השיטה הממוקדת טובה יותר מאשר השיטה שבה מפרסמים מודעות כלליות הקוראות למתנדבים.

    5. עדיף לשתף מתנדבים אחרים בתהליך הגיוס. מתנדבים קיימים עשויים להיות יעילים יותר בדיבור על העבודה שאותה הם עושים ועל התגמול שהם מקבלים מההתנדבות. לעיתים קרובות משתלם יותר להכשיר מספר מתנדבים להרצאת גיוס מתנדבים, ולהשתמש בהם בכל תהליך גיוס שכזה. אם יוזמים הרצאה שכזו, יש לוודא כי בסופה יהיה דוכן להחתמת מתנדבים.

    6. ברגע שמישהו מביע התעניינות בהתנדבות יש לעשות כל מאמץ כדי לגייס אותו במהירות ובקלות.

     

    שימור מתנדבים

     

    שימור מתנדבים הינה משימה כבדת משקל העומדת כל כתפיו של מנהל המתנדבים בארגון. הצלחתה תלויה במספר משתנים המאפיינים את הסביבה הארגונית.

    1. הכשרה שהארגון מספק למתנדבים - נמצא קשר בין מידת הכשרה הניתנת למתנדבים לשביעות רצון שלהם והיותו של הארגון גורם משיכה למתנדבים פוטנציאליים. 

    על הכשרת  המתנדבים להיות רב ממדית ומתמשכת. 

    בתחילה יש לבצע הכשרה כללית שתיתן למתנדב אוריינטציה כללית:

    לגבי הארגון או התוכנית

    לגבי התפקיד המתנדבים במסגרתם

    לאחר מכן יש לבצע ריענון שנועד לבחון האם הכישורים שנלמדו אכן נשמרים באותה רמה. הכשרה נוספת יש לבצע אם מתחוללים שינויים מבנים  בארגון או במטרותיו או בלקוחות שלו. ככל שהמתנדב הינו משכיל יותר ומעוניין להתנדב, כך עולה חשיבותם של ההכשרות לצורכי גיוס והישארות.

    2. השמת מתנדבים בתפקידים ומשימות מתאימים - השמה נכונה של מתנדבים תעודד שירות מתמשך של מתנדבים. השמה של מתנדב לתפקיד לא מתאים תוליך הן לתפוקה ארגונית פחותה, והן לשביעות רצון ירודה.

    בדומה למקרים של עבודה בשכר יש לבחון את נושא ההשמה בזהירות, ולהתאים בין הדרישות הטכניות והרגשיות של התפקיד ליכולת הטכניות הרגשית  של המתנדב.

    נוסף על כך, המטרה העומדת בפני מנהל המתנדבים הינה לזהות נכונה את הפעילות שבמסגרתה יוכל המתנדב לפעול בצורה היעילה ביותר, וליהנות. על המנהל להציב את המתנדב בפעילות שתשרת את צורכי הארגון והן את צרכיו של המתנדב עצמו.

    3. מערכות תגמול  - ההכרה בתרומה המתנדבים ניתנת לביטוי בדרכים מכוונות:

    במסגרות של אירועים חברתיים כמו סעודות וטקסים.

    בפרסומים באמצעי תקשורת  - עלונים פנימיים, עיתונים מקומית.

    תעודה הוקרה.

    הרחבה האפשרויות להתפתחות אישית - הכשרה, קידום לתפקיד ניהול, ובמיוחד הבעת הערכה מצד הצוות או הלקוחות.

    4. היחסים בין צוות העובדים בשכר לבין המתנדבים

    מצד אחד לצוות יש סטטוס גבוהה המבוסס של היכרותם את הארגון , כמו גם מהערך הנלווה למקצוענות שלהם, ובנוסף הם מקבלים שכר תמורה לעבודתם לעומת וזאת, הם נתפסים כפחות מחויבים לארגון בהשוואה לעובדים.

     

    1. שמירה על המעמד המקצועי: איש מקצוע השקיע מאמץ ניכר על מנת לרכוש את הסטטוס המקצועי שלו, המתנדב מהווה מבחינתו מקור לאיום על סטטוס זה, כיוון שניהם מבצעים עבודה דומה אך המתנדב לא נדרש לתפוקת הכשרה ארוכה  ולא נדרש להשקיע משאבים ברים יחסית על מנת לבצע את המטלה.

     

    2. ביקורת מבחוץ: נוכחות המתנדב גורמת לחשיפה דרכי העבודה של העובד המקצועי בפני "אדם מבחוץ" לעובד המקצועי סדרי עבודה יום משלות הנתפסים בעיניו כדבר פנימי שלא נאה לחשוף במפני המתנדב או כי אין למתנדב זכות לבקרם.

     

    3. חוסר זמן: העובד בשכר חייב לעמוד בהספק ועומד בפני לחץ זמן התמסרותו למתנדב נראית לו כתוספת עומס למסגרת הזמן העומד לרשותו.

     

    4. ערעור היררכיה הארגונית: המתנדבים שאינם חייבים בשמירה על המבנה היררכית פונים ישירות לממונים, ובכך פועלים במסגרת ערוצי תקשורת השונים משל העובד בשכר  המחויב לפועל על פי נהלי הפנייה מקובלים.

    העדר תמיכה של הצוות במתנדבים יכול לפגוע במוכנותם של המתנדבים לבצע את תפקידם כיאות (על ידי נטילה סמכויות ותחומי שהוקצו למתנדבים)   

    ליצור תחושה של זלזול בערכה של העבודה התנדבותית, ולהביא בסופו של התהליך לנשירתם מהארגון.

     

    על מנהלי תכנית מתנדבים להתמודד עם שני אתגרים מרכזים בהקשר זה:

     

    לחנך את הצוות להכיר ביתרונות האפשריים שבעבודת המתנדבים ולתכנן תכניות שיביאו לידי ביטוי יתרונות אלו ויצמצמו את החסרונות שבעבודת המתנדבים וכך שתרומתם תעלה ותהיה משמעותית עבור הארגון בעיניי הצוות.